Martina, impiegata amministrativa in una piccola attività, iniziava sempre la arco della giornata con una tazza di caffè gagliardo e una lista di compiti da spuntare. Lunedì scorso, eppure, il suo elenco è diventato un genuino e proprio maratona: 12 voci, tre riunioni improvvise e una scadenza a un giorno dal termine. Seguentemente dieci minuti di panico, ha deciso di provare la tecnica del “time blocking” che aveva letto su un blog di produttività.
Cos’è il time blocking e visto che funziona
Non tutti i ruoli si adattano a questo metodo. Chi lavora in assistenza clienti, ad esempio, riceve richieste in tempo reale che non possono essere programmate. Per questi casi il time blocking può generare frustrazione, perché i blocchi programmati vengono costantemente sovrascritti. Martina ha scoperto che, per compiti altamente reattivi, è più efficace mantenere una “balconcino di disponibilità” flessibile, piuttosto che blocchi rigidi.
Attrezzi pratici per creare blocchi di mestiere
Il time blocking non è una bacchetta magica, ma un quadro di riferimento solido. Per chi vuole provarlo, ecco tre passi immediati:
- Google Calendar: consente di creare eventi ricorrenti e di colorare ogni blocco. Basta trascinare il cursore per allungare o accorciare la durata.
- Notion: offre una vista “timeline” dove inserire task, note e collegamenti rapidi.
- Focus Keeper (app): combina il metodo Pomodoro con il time blocking, avvisando quando è il momento di passare al prossimo blocco.
Le interruzioni sono inevitabili: una telefonata urgente, una riunione improvvisa o un collega che chiede aiuto. Martina ha inserito nel suo piano due “buffer block” di 10 minuti ciascuno, uno in un primo tempo e uno dopo la pausa pranzo. Quando qualcosa interrompeva il flusso, spostava il compito non completato nel buffer più vicino. Così nessun blocco veniva annullato, ma solo posticipato di pochi minuti.
Come gestire le interruzioni impreviste
Il trucco è scegliere lo strumento che si integra meglio con le proprie abitudini digitali; altrimenti si rischia di sprecare più tempo a gestire il calendario che a svolgere il occupazione vero e davvero.
Il punto esile del time blocking
Il time blocking prevede di suddividere la giornata in blocchi di tempo ben definiti, ciascuno dedicato a un’attività specifica. Non si tratta solo di “fare una cosa alla volta”, ma di creare un calendario visivo: 30 minuti per le email, 45 minuti per la revisione di documenti, 15 minuti di intervallo caffè e così via.
Martina ha impostato il suo calendario in anticipo, assegnando a ogni compito un colore diverso. Il conseguenza? Un economia del 27 % del tempo speso a passare da un compito all’altro, secondo il suo monitoraggio personale.
Un piccolo salto verso l’intrattenimento digitale
Detto questo, ci sono alcune sfumature da considerare.
A seguire una settimana di rigoroso time blocking, Martina ha deciso di concedersi una pausa serale. Ha scoperto una piattaforma chiamata realz che offre giochi di impostazione leggeri, perfetti per staccare la spina senza perdere la sensazione di controllo sul tempo.
Riflessioni finali e consigli pratici
Non occorre un software costoso. Ecco le tre soluzioni che Martina ha provato:
- Identificare i compiti ricorrenti della settimana e stimarne la durata.
- Creare blocchi di 30‑60 minuti, includendo pause brevi.
- Rivedere alla termine di ogni giorno: cosa ha funzionato, cosa no, e rimettere a posto i blocchi per il giorno successivo.
Se riesci a rispettare il tuo calendario per tre giorni consecutivi, la sensazione di resa cresce notevolmente. Martina ora sente di avere più spazio per le cose importanti, sia al lavoro che nella vita personale.